Организация работы подрядчика

Организация работы подрядчика

Как работать с smm-агентством так, чтобы всем было удобно.

Сразу скажем о том, что организовывать работу в прямом смысле слова  вам не придется. В любом агентстве, как правило, уже выработан алгоритм действий. В этой статье мы собрали несколько полезных лайфхаков и советов, которые помогут сделать работу с подрядчиком еще комфортнее.

Переписка

Выберите 1-2 канала для переписок и используйте только их. Например, в нашем агентстве используются два инструмента: почта и общий чат в удобном мессенджере. 

На почту направляются важные файл, которые нельзя терять: материалы для публикаций, документация, регламенты, счета и так далее.

Переписка в чате в мессенджере хоть и является более быстрым и доступным каналом связи, но также предназначена для рабочих вопросов. Мессенджеры, как правило, проверяются чаще, поэтому именно там удобно уведомить коллег например о том, что на почту был отправлен важный файл. В мессенджер, разумеется, очень легко потерять ссылки и документы, поэтому их лучше не использовать для таких отправлений.

Что важно помнить о рабочей переписке в мессенджере:

  • Голосовые сообщения неудобны для поиска и (часто) для адекватного восприятия информации, поэтому лучше их не отправлять в рабочем чате
  • Если информация не является конфиденциальной или личной, не стоит ее отправлять в личную переписку с кем-либо из подрядчиков.
  • Наличие чата в мессенджере не обязывает участников чата отвечать молниеносно. Обговорите регламент ответов, если беспокоитесь о скорости ответа.

Звонки

Для кого-то телефон является самым удобным и быстрым способом связи и он готов звонить каждый час, а кто-то будет звонить только под дулом пистолета. И одна и другая крайность могут помешать продуктивной и сосредоточенной работе. Важна золотая середина.

Если вы хотите обсудить важный вопрос, то лучше договориться о звонке заранее, используя почту или мессенджер. Планируя звонок, важно обозначить:

  • дату и время звонка
  • тему разговора
  • основные вопросы
  • цели звонка
  • участников звонка
  • предполагаемую длительность звонка

Такая “подготовка” помогает экономить время, не забывать обсудить все важные вопросы и максимально повысить результативность разговора.

Если проект требует регулярных звонков, то будет здорово выделить определенные дни и время на постоянной основе. Например, каждый понедельник в 12:00 или последнюю пятницу каждого месяца. 

Не забывайте подтверждать каждый плановый звонок за сутки, и фиксировать результаты разговора в почте или мессенджерах.

Хранение и передача медиафайлов

Медиафайлы – фото и видео, крайне важная вещь для социальных сетей. Их нельзя путать и терять, и иногда это очень непросто.

Например, в нашем агентстве работа с файлами организована так: для каждого заказчика мы создаем отдельную папку в облаке (например, на гугл диске) и выдаем ссылку на это облако заказчику. Папка организована таким образом, чтобы всем было куда какие файлы загружать и откуда какие файлы скачивать. Чрезмерное количество папок, как и одна общая – две неудобные крайности.

Очевидно, что часто скинуть файлы в Telegram удобнее для заказчика. К сожалению, это крайне неудобно для исполнителя, особенно если файлов много. Почему это неудобно? Рассказываем: файлов от заказчиков приходит много и исполнителям очень сложно вспомнить где какую фотографию им скидывали; файлы могут потребоваться через неделю или через месяц – тут уж точно не вспомнишь, где какая фотография лежит и если ее нет на диске, ссылка на который всегда под рукой, то ее нет; фотографии в месседжерах часто отправляются без человеко понятной подписи, а это очень затрудняет работу.

Что нужно помнить о хранении и передаче фотографий и видео:

  • Не ленитесь загружать файлы на диск – только так они не потеряются
  • Подписывайте файлы – например, процедуры мезотерапии и биоревитализации на фото могут выглядеть одинаково. Если ваш менеджер не умеет читать мысли, то он может перепутать эти фото (даже если месяц назад вы ему уже говорили где что изображено). В итоге всем будет неприятно.
  • Не плодите слишком много папок, придерживайтесь структуры – так даже через пол года вы всегда сможет найти нужный вам материал

Логины и пароли

Особый раздел, которому нужно уделить отдельное внимание. Работа с логинами и паролями в нашем агентстве выглядит так:

  • Все доступы меняются после подписания контракта, перед стартом работ
  • Доступы хранятся в отдельном файле, доступ к которому имеют только те, кто в данный момент работает над проектом и сам заказчик
  • Доступы меняются, если это необходимо, например, при подозрении того, что текущие пароли могли быть разглашены третьим лицам.

Не стоит пренебрегать бережным отношениям к логинам и паролям, ведь площадки в соц. сетях – ваш актив, в который вы вкладывайте деньги, силы и время, а мошенники и недоброжелатели не дремлют.